La industria de los eventos se ha convertido una de las más afectadas en esta pandemia.  Por ello, muchas de las empresas ya están contratando conferencias digitales para ofrecer formación a sus empleados o motivar a sus equipos.

La organización de estos eventos es diferente a la que acostumbrábamos con los actos presenciales, tanto en términos de logística, como en tiempos de organización o comunicación del evento.

 

Por ello, nos gustaría compartir algunas de las claves para conseguir que una videoconferencia o webinar sea un éxito.

 

  • Marcarnos unos objetivos. Tanto en un evento presencial como en uno digital, siempre es importante tener claro qué queremos conseguir y qué impacto queremos generar.

  • La comunicación del evento digital debe planificarse con tiempo. Al igual que en los actos presenciales, es muy importante marcar un calendario de lanzamiento y viralización, por ello ahora utilizar los canales digitales que la tecnología nos ofrece, se ha convertido en algo fundamental para su correcta difusión.

  • La herramienta digital a través de la cual se desarrolle la conferencia debe ser de fácil manejo tanto para el speaker como para los asistentes. A veces, las complicaciones tecnológicas pueden jugar en contra, por lo que es importante utilizar las más testadas por los internautas.

  • Antes del comienzo de la videoconferencia o del webinar, debemos haber estudiado cuál va a ser el código de participación. Es decir, si vamos a facilitar que los asistentes participen. En caso de que consideremos que pueden intervenir, debemos señalar en qué momentos podrán hacerlo y les informaremos de ello al inicio de la ponencia. Detallando también, cuáles serán los canales que permitirán esa interacción.

  • Es cierto que, en las conferencias digitales, podemos perder parte de la conexión personal con el público ya que no hay tanto espacio para la comunicación no verbal. Por eso el tono de la voz, los gestos, el fondo de la pantalla y hacer presentaciones interactivas, cobran ahora más importancia para conseguir mantener a nuestro público hiperconectado.

  • Por último, pedir feedback a la audiencia es fundamental tanto en los eventos presenciales como en los digitales. Es importante medir si hemos conseguido el objetivo planteado para valorar campos de mejora y estudiar en qué debemos poner más atención en próximas ponencias.

Evento Digital en VIVO. Una de las opciones más solicitadas por las empresas.

 

La versión “en vivo” de los eventos digitales es la más parecida a los eventos presenciales.

El espectador se siente parte del evento, vive en directo las emociones que transmite el speaker, puede participar y comentar con otros asistentes la conferencia.

La planificación, la revisión de las características técnicas del evento y la comprobación de cada una de las líneas de comunicación son fundamentales. Comprobar que el micrófono funciona correctamente, la cámara; verificar que el programa de vídeoconferencia permite el número de asistentes que van a participar, y revisar que el chat estará operativo, son algunas de las gestiones básicas que se deben realizar antes del evento digital en vivo.

Los beneficios de este tipo de eventos es que los espectadores sentirán que están hiperconectados con el conferenciante y sentirán que son parte del evento.

La posibilidad de interacción por parte de los asistentes en directo es una opción muy valorada. Para su correcto funcionamiento es fundamental que el speaker cuente con el soporte de otra persona que pueda ir filtrando e introduciendo las preguntas de los asistentes.

Contar con la colaboración de un moderador puede ser un valor añadido para el evento. Lo idea es poder contar con un profesional de la comunicación que facilite la interacción, organice los tiempos y vaya dando paso a las distintas fases para que los asistentes mantengan la atención y sigan el programa sin perder el hilo.

 

En definitiva, continuar disfrutando de conferencias y seminarios es posible. Tan solo, debemos aprovechar la tecnología y valorar todo lo positivo que nos está ofreciendo en estos momentos.